# Design-toimiston työnkulku: monta asiakasbrändiä yhdessä paikassa

[Canonical HTML page](https://gradiently.design/fi/guide/agency-client-branding)

Useimmat toimiston virheet eivät ole suunnitteluvirheitä. Oikeassa julkaisussa on väärä logo, palaute katoaa sähköpostiketjuun tai tiedostoa ei löydy. Hyvä työnkulku tekee näistä vaikeita.

## The short version

- Design-toimiston työnkulku skaalautuu, kun jokaisella asiakkaalla on erillinen paikka brändipaketille, ilmeelle ja suunnitelmille. Silloin yhden asiakkaan aineisto ei päädy toiselle.
- Asiakaskohtainen brändipaketti sisältää logot tummalle ja vaalealle taustalle, väripaletit, otsikko- ja leipätekstifontin sekä äänen ja yleisön kuvaukset.
- Palaute on helpoin toteuttaa, kun se on kiinnitetty itse suunnitelmaan sähköpostiin ja keskusteluihin hajauttamisen sijaan.
- Nimetty versio ennen jokaista palautekierrosta näyttää asiakkaalle tarkasti, mikä muuttui, ja mahdollistaa paluun aiempaan suuntaan.
- Roolit merkitsevät: tekijöille muokkausoikeus, sidosryhmille katseluoikeus ja brändipaketin muutokset vain muutamalle ylläpitäjälle.

Monen asiakkaan käytössä kestävä **design-toimiston työnkulku** perustuu neljään tapaan. Jokainen asiakas saa oman tilan ja brändipaketin. Jokainen työ alkaa paketista eikä muistista. Palaute sijaitsee suunnitelmassa sähköpostin sijaan. Luovutus suunnitellaan ensimmäisestä päivästä lähtien. Kun nämä toimivat, kymmenennen asiakkaan lisääminen tuntuu toisen lisäämiseltä. Muuten toimisto käyttää iltapäivänsä uusimman logon etsimiseen ja jo hyväksytyn työn uusimiseen.

## Oma paikka jokaiselle asiakkaalle: työtila vai brändi

Ensimmäinen päätös koskee rakennetta. Osa asiakkaista pitää erottaa täysin omine ihmisineen ja oikeuksineen. Pienemmät voivat olla rinnakkain toimiston omassa tilassa. Gradientlyssä nämä ovat eri asioita: **työtila** on yhteinen paikka omalla tiimillä ja rooleilla, **brändi** taas yksi ilme ja ääni työtilan sisällä omine Markeineen, brändipaketteineen ja suunnitelmineen. Yksi tili voi hallita useita brändejä, kuten [usean brändin hallinta](https://gradiently.design/fi/guide/brands-in-gradiently) kertoo.

| Tilanne | Anna asiakkaalle | Syy |
| --- | --- | --- |
| Jatkuva asiakas, jolla on oma markkinointitiimi | Oma työtila | Omat ihmiset liittyvät omilla rooleillaan eivätkä näe muita asiakkaita |
| Pieni asiakas, jonka toimisto hoitaa kokonaan | Brändi toimiston työtilassa | Tiimisi vaihtaa asiakasta brändivalitsimesta ilman lisäkutsuja |
| Asiakas, jolla on alabrändejä tai tuotesarjoja | Yksi työtila ja brändi jokaiselle sarjalle | Jokainen sarja säilyttää ilmeensä mutta jakaa tiimin |
| Olemassa olevan asiakkaan yksittäinen kampanja | Paletti nykyiseen brändipakettiin | Kampanja ei ole uusi brändi. Erottaminen hajauttaa tiedostot |

Yksinkertainen sääntö: eri ihmiset tarkoittavat eri työtilaa, eri ilmeet eri brändejä.

## Tee asiakkaan brändipaketti ennen ensimmäistä työtä

Toimisto lipsuu brändistä, kun suunnittelija rakentaa ilmeen uudelleen vanhasta PDF:stä ja aavistuksesta. Tee paketti kerran aloituksen yhteydessä, niin myöhemmät suunnitelmat alkavat oikeasta paikasta. Pyydä nämä aloituspalaverissa ja täytä puutteet itse odottamisen sijaan.

- **Logot** tummille ja vaaleille taustoille erillisinä tiedostoina.
- **Brändivärit:** pääväri, yksi tai kaksi tukiväriä sekä tummin ja vaalein neutraali sävy.
- **Kampanjapaletit** erillään pääpaletista, jotta kausivärit eivät leviä arkijulkaisuihin.
- **Otsikko- ja leipätekstifontti** ladattuina lisensoituina tiedostoina, jotta kukaan ei korvaa niitä lähes samanlaisella.
- **Ääni ja yleisö** kumpikin yhdellä lauseella. Riittävän täsmällisesti, jotta kaksi kirjoittajaa tekisi samanlaista tekstiä.
- **Mitä brändi tekee** yhdellä lauseella, jotta kaikki kirjoittajat ja Designer aloittavat samoista tosiasioista.

Gradientlyn brändipaketti voi lukea asiakkaan verkkosivustolta nimen, kuvauksen, värin ja kuvakkeen. Saat näin etumatkaa aloituspalaveriin. Designer kirjoittaa kunkin paketin omalla äänellä, joten lakitoimiston julkaisu ei kuulosta leipomolta. [Brändipaketin määritys](https://gradiently.design/fi/guide/brand-kit-setup) käsittelee jokaisen kentän. [Brändiohjeiden pohjat](https://gradiently.design/fi/guide/brand-guidelines-template) auttaa, jos asiakas ei ole kirjannut mitään.

## Anna asiakkaalle selvästi oma ilme

Monen asiakkaan pyörittämisessä samassa studiossa piilee riski: kaikki alkavat näyttää studiolta. Samat suosikkifontit, liukuvärit ja asettelut toistuvat. Hyvä testi on asettaa kahden asiakkaan julkaisut vierekkäin ilman logoja. Sinun pitäisi silti erottaa kumpi on kumpi.

Leipomon pystyjulkaisu perjantain myöhäisestä aukiolosta lämpimillä väreillä ja ystävällisellä fontilla

Lähileipomo: lämmin tausta, ystävällinen teksti ja lyhyet lauseet.

Lakitoimiston pystyjulkaisu uusien vuokrasääntöjen merkityksestä tummassa toimituksellisessa tyylissä

Lakitoimisto samassa pohjaperheessä: syvä tausta, toimituksellinen antiikva ja rauhallisempi ääni.

Tässä omistettu ilme ansaitsee paikkansa. Jokainen Gradiently Mark tarkistetaan kaikkia muita vasten ja liian samanlaiset hylätään. Kahden asiakkaan kaksi Markia eivät siis päädy samannäköisiksi. Lunasta Mark asiakkaan brändille ja tee aloitusmateriaalit sillä. Ilme on erottuva jo ennen ensimmäistä tekstiriviä. Lunastus on kertamaksu, joka sisältää ensimmäisen säilytysvuoden. Sen jälkeen säilytys on Prossa ilmaista tai siitä maksetaan vuosimaksu Markia kohti. Sopikaa tarjouksessa, kuka maksaa. [Markin lunastaminen](https://gradiently.design/fi/guide/how-to-claim-a-mark) opastaa vaiheet. [Brändin yhtenäisyys](https://gradiently.design/fi/guide/brand-consistency) kertoo, miten säilytät sen vuoden julkaisuissa.

## Kuka tekee mitä: toimistotiimin roolit

Pron työtiloissa on neljä roolia. Määritä ne oikeille ihmisille sen sijaan, että antaisit kaikille täydet oikeudet ensimmäisen päivän helppouden vuoksi.

| Rooli | Anna henkilölle | Mitä hän voi tehdä |
| --- | --- | --- |
| Omistaja | Toimiston johtaja | Kaikki, myös laskutus ja työtilan poistaminen |
| Ylläpitäjä | Asiakkuusvastaavat | Hallita ihmisiä, brändejä, Markeja ja avaimia |
| Muokkaaja | Suunnittelijat ja kirjoittajat | Luoda ja muokata suunnitelmia sekä ladata kuvia |
| Katselija | Asiakkaan sidosryhmät, joiden tarvitsee vain nähdä työt | Nähdä kaiken, muuttaa ei mitään |

Pidä brändipaketin muutokset ylläpitäjillä. Jos kuka tahansa muokkaa pakettia, se lakkaa olemasta yhteinen totuuden lähde.

[Työtilan roolit](https://gradiently.design/fi/guide/teams-and-workspaces) käsittelee kutsuja ja roolien vaihtamista myöhemmin.

## Tarkistus- ja hyväksyntäprosessi, jossa palaute säilyy

Asiakaspalaute aiheuttaa suuren osan uudelleen tekemisestä, eikä syynä ole asiakkaiden hankaluus. Palaute tulee kolmesta paikasta, viittaa ”siihen siniseen” ja on ristiriidassa edellisen kierroksen kanssa. Lisää rakennetta. Kommentit ja versiohistoria kuuluvat Prohon.

1. **Tallenna nimetty versio ennen jokaista kierrosta** Nimeä se ”Kierros 1 lähetetty”. Versiohistoria säilyttää jokaisen tallennuksen, joten voit näyttää muutokset ja palata takaisin, jos asiakas pitääkin ensimmäisestä suunnasta.
2. **Kiinnitä jokainen huomio suunnitelmaan** Kommentti sijaitsee täsmälleen kohdassa, jota se koskee. ”Tee tästä suurempi” otsikon vieressä on selkeä. Samat sanat sähköpostissa eivät ole.
3. **Vastaa jokaiseen huomioon** Käsittele kommentit järjestyksessä ja vastaa suunnitelmassa, jotta seuraava kierros alkaa tunnetusta listasta.
4. **Rajaa kierrokset kirjallisesti** Sovi toimeksiannossa kahdesta kierroksesta. Kolmas on laajuuden muutos, josta keskustellaan eikä yllätytä.
5. **Hyväksytä pohja ennen eri kokoja** Hanki hyväksyntä yhdelle formaatille ennen muita. Palaute kohdistuu silloin kerran yhteen työhön kahdentoista tiedoston sijaan.

Kun pohja on hyväksytty, Pro muuttaa sen kaikkiin alustakokoihin kerralla. Tarkistat jokaisen sen sijaan, että rakentaisit uudelleen. Monen toimipaikan tai tuotteen asiakkaalle Pron joukkoluonti tekee yhdestä sivusta ja taulukosta version joka riville. [Sisällön luominen erissä](https://gradiently.design/fi/guide/batch-create-social-media-content) näyttää, miten suunnittelet näin kuukauden.

## Missä toimiston työnkulku vuotaa

### Vuotaa

- Logot ja fontit yhteisen levyn kansiossa nimeltä ”FINAL v3”
- Palaute hajallaan sähköposteissa, keskusteluissa ja puheluissa
- Vain yksi suunnittelija tuntee asiakkaan ilmeen
- Jokainen koko rajataan neliöstä
- Asiakasbrändit lähestyvät vähitellen studion makua

### Kestää

- Jokaisen asiakkaan brändipaketti aloittaa kaikki suunnitelmat
- Kommentit suunnitelmassa, versio jokaisesta kierroksesta
- Paketti ja ilme, jonka kuka tahansa tiimistä voi ottaa käyttöön
- Jokainen koko asetellaan uudelleen hyväksytystä pohjasta
- Asiakkaan erottuva, omistettu ilme tarkistettuna vierekkäin

## Luovutus yhteistyön päättyessä

Suunnittele päättyminen ensimmäisenä päivänä. Viedyt suunnitelmat pysyvät sinun ja voit luovuttaa ne. Toimita lopulliset tiedostot asiakkaan käyttäminä formaatteina, jotka kaikki ovat Prossa: PNG ja JPG someen, läpinäkyvä PNG ja SVG logoihin ja päällekkäisiin elementteihin sekä leikkuuvarallinen paino-PDF painoon. Jos lunastit Markin asiakkaalle, voit antaa sen hänen Gradiently-tililleen ilmaiseksi. Hän saa sähköpostitse vahvistuskoodin, hyväksyy muutamassa päivässä ja aitoustodistus siirtyy hänen nimiinsä. Ilme lähtee asiakkaan mukaan, mistä hän juuri maksoikin.

> **Kirjaa luovutus tarjoukseen** Listaa tiedostot, formaatit ja Markin siirto työn laajuuteen. Asiakkaat arvostavat selkeää luovutusta, eikä omistuksesta synny kysymyksiä vuotta myöhemmin.

## FAQ

### Miten design-toimiston kannattaa järjestää monet asiakasbrändit?

Anna jokaiselle asiakkaalle oma paikka brändipaketteineen ja suunnitelmineen. Oman tiimin asiakas saa erillisen työtilan. Pienemmät voivat olla erillisiä brändejä toimiston työtilassa.

### Mitä asiakkaan brändipakettiin kuuluu?

Logot tummalle ja vaalealle taustalle, brändivärit ja kampanjapaletit, otsikko- ja leipätekstifontti sekä lyhyet kuvaukset äänestä, yleisöstä ja brändin toiminnasta.

### Miten estän asiakaspalautteen katoamisen?

Pidä kommentit kiinnitettynä itse suunnitelmaan, tallenna nimetty versio ennen jokaista kierrosta ja sovi kierrosten määrä toimeksiannossa.

### Voiko toimisto siirtää Gradiently Markin asiakkaalle?

Kyllä. Omistaja voi antaa Markin kenelle tahansa Gradientlyssä ilmaiseksi. Asiakas vahvistaa sähköpostikoodilla, ja todistus siirtyy hänen nimiinsä.

### Pitääkö asiakkaalla olla muokkausoikeus?

Yleensä ei. Anna vain työt näkeville sidosryhmille katselijan rooli ja pidä brändipaketin muutokset toimiston ylläpitäjillä.