# Tapahtuman markkinointigrafiikka ennakkotiedosta koosteeseen

[Canonical HTML page](https://gradiently.design/fi/guide/event-organizer-marketing)

Tapahtumaa markkinoidaan vaiheittain, ja jokainen vaihe tarvitsee oman grafiikkansa. Tästä saat koko järjestyksen, koot, tekstit ja niitä yhdistävän ilmeen.

## The short version

- Tapahtuman markkinointigrafiikka etenee järjestyksessä: ennakkotieto, varsinainen julkistus, esiintyjäkortit, lähtölaskenta, tapahtumapäivän aineistot ja kooste.
- Kaikissa vaiheissa kannattaa käyttää samaa taustaa, fonttiparia ja asettelujen perhettä, jotta yleisö tunnistaa tapahtuman ennen nimen lukemista.
- Ennakkoilmoitus tarvitsee vain kolme asiaa: tapahtuman nimen, päivän ja kaupungin tai tapahtumapaikan.
- Lähtölaskentajulkaisut toimivat parhaiten, kun jokainen tarjoaa uuden syyn tulla paikalle pelkän pienenevän luvun sijaan.
- Muutaman päivän kuluessa julkaistu kooste on ensi vuoden tapahtuman ensimmäinen markkinointiaineisto.

**Tapahtuman markkinointigrafiikka** toimii sarjana. Yksi juliste ei riitä. Järjestäjä tarvitsee ennakkoilmoituksen, tarkemman julkistuksen, puhujien tai artistien esittelykortit, lähtölaskentajulkaisut, tapahtumapäivän opasteet ja näytöt sekä lopuksi koosteen. Jokaisella grafiikalla on oma tehtävänsä, mutta kaikkien tulee näyttää selvästi samalta tapahtumalta. Yhtenäisyys tekee hajanaisista julkaisuista huomattavan kampanjan. Se on paljon helpompi päättää alussa kuin korjata kesken matkan.

## Tapahtumamarkkinoinnin aikataulu: mitä julkaista ja milloin

Viikkojen tarkka määrä riippuu tapahtuman koosta, mutta järjestys muuttuu harvoin. Pieni iltatapahtuma voi tiivistää kaiken kuukauteen, festivaali jakaa vuoden ajalle. Merkitse päivät [sisältökalenteriisi](https://gradiently.design/fi/guide/social-media-content-calendar) ennen suunnittelua, jotta tiedät grafiikoiden todellisen määrän.

| Vaihe | Ajankohta | Grafiikka | Tärkeimmät tekstit |
| --- | --- | --- | --- |
| Ennakkotieto | Heti kun päivämäärä vahvistuu | Yksi julkaisu ja yksi tarina | Nimi, päivä, kaupunki |
| Julkistus | Kun lipunmyynti tai ilmoittautuminen alkaa | Julkaisu, tarina, kansikuva, sähköpostiotsake | Mitä tapahtuu, kenelle ja miten varataan |
| Artistit tai puhujat | Viikoittain, yksi nimi kerrallaan | Puhuja- tai artistikortit | Nimi, rooli, esityksen otsikko |
| Lähtölaskenta | Viimeiset kaksi viikkoa | Tarinat ja julkaisut | Päiviä jäljellä ja uusi syy tulla |
| Tapahtumapäivä | Itse tapahtumassa | Opasteet, näytöt, tausta, livetarinat | Suunnat, aikataulu, aihetunniste |
| Kooste | Muutaman päivän kuluessa | Karuselli ja lyhyt video | Kiitos, kohokohdat, seuraava päivä |

Kuusi vaihetta ensitiedosta kiitokseen. Grafiikat muuttuvat, ilme pysyy.

## Näin pidät tapahtumagrafiikan yhtenäisenä

Päätä kerran kolme asiaa: tausta, fonttipari ja asettelujen perhe. Tausta vastaa suuresta osasta tunnistettavuutta, sillä se nähdään ennen tekstiä. Valitse tapahtuman tunnelmaan sopiva vaihtoehto: syvä ja hohtava iltatapahtumaan, vaalea ja painetun oloinen päiväluennolle, kirkas perhepäivään. Käytä sitä kaikkialla ensimmäisestä tarinasta nimikyltin nauhaan. [Tapahtuman brändäys](https://gradiently.design/fi/guide/event-branding) käsittelee nimeä ja identiteettiä tarkemmin.

- Yön pohja: #0b1026
- Lavansininen: #1e3a8a
- Kohdevalon violetti: #7c3aed
- Rannekepinkki: #f472b6
- Lipun kerma: #fef3c7

Iltatapahtuman paletti: tumma pohja, kaksi lavaväriä, kirkas tehoste päiville ja painikkeille sekä kermansävy tekstille.

Liukuväri- tai materiaalitaustalla on tässä käytännön etu: se piirtyy tarkasti kaikissa ko’oissa puhelintarinasta lavan näyttöön ilman venytetyn valokuvan pikselöitymistä. Gradientlyssä Mark tarjoaa tämän taustan ja pitää tekstit luettavina missä tahansa. Kun lunastat sen, vain sinä voit viedä sillä tehtyjä suunnitelmia, joten mikään muu tapahtuma ei saa samaa ilmettä.

## Ennakkoilmoituksen ja julkistuksen grafiikka

Ennakkoilmoitus on tarkoituksella niukka. Ihmisten tarvitsee vain varata ilta, yksityiskohdat ehtivät myöhemmin. Varsinainen julkistus kertoo käytännön asiat: mitä tapahtuu, kenelle, hinnan jos kerrot sen sekä tarkan varaustavan. Käytä molemmissa samaa asettelua, jotta toinen tuntuu ensimmäisen jatkolta.

Northern Lights Socialin ennakkoilmoitus lauantaille 14. maaliskuuta Leedsissä, nimi suurena ja päivä sen alla

Ennakkotieto: nimi, päivä, kaupunki. Mitään ei tarvitse lukea kahdesti.

Sama tapahtumajulkaisu kertoo lipunmyynnistä, livemusiikista, ruokakojuista ja ovien avautumisesta klo 18

Julkistus samassa asettelussa. Uusi tieto on ylätekstissä ja lisätietorivillä.

Jos lisäät tapahtuman Facebookiin, kansikuva on leveä 1920×1005-kuva. Se näkyy useassa koossa tapahtumasivulta listojen pikkukuviin, joten jätä otsikolle väljä keskialue. [Facebook-tapahtuman kansikuvan koko](https://gradiently.design/fi/guide/facebook-event-cover-size) kertoo turvallisesta alueesta.

## Puhujakortit ja lähtölaskentajulkaisut

Julkista puhujat tai artistit yksi kerrallaan. Yksi nimi korttia kohden antaa jokaiselle julkaisun jaettavaksi omalle yleisölleen, josta lipuille usein löytyy eniten kiinnostusta. Käytä samaa korttia ja vaihda vain nimi, rooli ja kuva. Jos nimiä on paljon, yhdistä nimi- ja roolitaulukko yhteen korttiin ja luo koko sarja kerralla. Gradientlyn [luonti taulukosta](https://gradiently.design/fi/guide/bulk-create-from-spreadsheet) tekee tämän Prolla.

Lähtölaskenta tekee monesta tapahtumasyötteestä toistuvan. ”5 päivää jäljellä” ja seuraavana ”4 päivää jäljellä” eivät tarjoa uutta. Liitä jokaiseen lukuun tuore syy tulla: ruokatarjonta, viimeinen artisti, vapaita paikkoja sisältävä työpaja tai jatkot.

Pystysuuntainen lähtölaskentatarina: 3 päivää jäljellä ja tieto talon bändin myöhäisillan setistä

Lähtölaskentatarina, joka ansaitsee paikkansa: luku ja yksi uutinen.

Viimeisten kahden viikon muotoja esittelee [lähtölaskentajulkaisun suunnittelu](https://gradiently.design/fi/guide/countdown-post-design).

## Opasteet, näytöt ja taustat tapahtumapäivänä

Tapahtumapäivänä ilmeesi kohtaa yleisön kasvotusten. Tervetulokyltit, opasteet, aikataulu, esitysten väliset näytöt ja kuvaustausta kannattaa tehdä samoista aineistoista kuin verkkojulkaisut. Vieraat kuvaavat itseään taustan edessä ja jakavat kuvat, joten se markkinoi myös seuraavaa tapahtumaa.

- Diat 16:9 1920×1080: 1920 × 1080
- A3-juliste 3508×4961: 3508 × 4961
- Tarina 1080×1920: 1080 × 1920
- Facebook-tapahtumakansi 1920×1005: 1920 × 1005

Koot, joita useimmat tapahtumat tarvitsevat tapahtumapäivänä ja sen ympärillä. A3 300 dpi:n tarkkuudella sopii opasteisiin ja aikatauluihin.

1. **Kirjoita kyltit ohjeiksi** ”Puheenvuorot yläkerrassa, ruoka sisäpihalla” toimii koristeellista otsikkoa paremmin. Ihmiset lukevat kylttejä kävellessään.
2. **Tee tekstistä todella suurta** Huoneen toiselta puolelta luettava kyltti tarvitsee paljon suuremmat kirjaimet kuin näytöllä tuntuu luontevalta. Testaa tulostamalla oikeassa koossa.
3. **Painata leikkuuvaralla** Kysy painolta leikkuuvara ja lopullinen koko ja vie paino-PDF leikkausmerkeillä. [Leikkuuvara ja marginaalit](https://gradiently.design/fi/guide/bleed-and-margins) kertoo miksi.
4. **Kysy taustan vaatimukset** Suuret taustat katsotaan etäältä, ja painot määrittävät omat kokonsa ja tarkkuutensa. Pyydä pohja ennen suunnittelua.

Hyvin kuvissa toimivia asetteluja käsittelee [tapahtumataustan suunnittelu](https://gradiently.design/fi/guide/event-backdrop-design).

## Kooste aloittaa ensi vuoden kampanjan

Julkaise kooste muutaman päivän sisällä, kun osallistujat vielä jakavat kuvia. Karuselli toimii hyvin: kiitosdia, neljästä kuuteen parasta kuvaa, yksi rivi tapahtuneesta ja lopuksi ensi vuoden päivämäärä tai tapa ilmoittaa kiinnostuksesta. Merkitse puhujat, sponsorit ja tapahtumapaikat, jotta tavoitat heidän yleisönsä. [Tapahtumakooste](https://gradiently.design/fi/guide/event-recap-post) sisältää diakohtaisen pohjan.

### Vältä

- Uusi tyyli joka vaiheessa
- Lähtölaskenta, jossa vain luku muuttuu
- Kymmenen puhujaa yhdessä kortissa
- Iskulauseiksi kirjoitetut opasteet
- Kooste vasta kolmen viikon päästä

### Tee näin

- Sama tausta ja asetteluperhe alusta loppuun
- Joka laskentajulkaisuun uusi syy tulla
- Oma jaettava kortti jokaiselle esiintyjälle
- Selkeät suuntaohjeet kyltteihin
- Kooste, kun tapahtumasta vielä puhutaan

## FAQ

### Mitä grafiikkaa tarvitsen tapahtuman markkinointiin?

Ennakkoilmoituksen, julkistuksen, puhuja- tai artistikortit, lähtölaskentajulkaisut, tapahtumapäivän opasteet ja näytöt sekä lopuksi koostejulkaisun.

### Mitä ennakkoilmoituksen tulisi sisältää?

Tapahtuman nimi, päivä ja kaupunki tai tapahtumapaikka. Jätä liput, hinnat ja aikataulut varsinaiseen julkistukseen.

### Milloin tapahtumasta kannattaa alkaa julkaista?

Heti päivämäärän vahvistuttua. Julkaise ensin ennakkotieto ja sitten varsinainen ilmoitus, kun ilmoittautuminen tai lipunmyynti alkaa.

### Minkä kokoinen Facebook-tapahtuman kansikuva on?

1920×1005 pikseliä. Pidä otsikko väljässä keskialueessa, sillä kansi näkyy pienempänä ja tiukemmin rajattuna kutsuissa ja tapahtumalistoissa.

### Miten pidän tapahtuman grafiikat yhtenäisinä?

Valitse yksi tausta, yksi fonttipari ja yksi asettelujen perhe ennen ensimmäistä julkaisua. Vaihda vaiheesta toiseen vain teksti ja kuvat.