Sinalética de eventos: direções, boas-vindas e programas

Boa sinalética de eventos é uma família de sinais, não um monte de cartazes soltos. O painel de boas-vindas, as setas, o programa e os sinais das salas devem partilhar um fundo, um tipo de letra e uma forma de desenhar setas, para que os convidados aprendam o sistema à porta e depois o sigam sem pensar. Quando cada sinal é diferente, as pessoas têm de ler cada um do zero e hesitam nos corredores. A coerência é todo o truque.

Os sinais de que a maioria dos eventos precisa

Percorre o espaço antes de desenhares o que quer que seja. Anota cada ponto em que um convidado tem de escolher uma direção, cada porta que precisa de encontrar e cada pergunta a que a equipa responderia cem vezes. Cada uma delas é um sinal.

Painéis de boas-vindas que dão o tom

O painel de boas-vindas é a primeira coisa desenhada que os convidados veem e o sinal mais fotografado do dia. Pode permitir-se um pouco mais de personalidade do que os outros: uma versão maior do fundo do evento, o nome em grande e uma linha útil. Mantém a linha verdadeiramente útil, como o nome do Wi-Fi ou onde deixar os casacos.

Sinais de direção que se seguem sem pensar

Um sinal de direção tem uma só função, e a seta faz a maior parte. Põe primeiro a seta, grande, e depois o nome do destino. As pessoas leem setas de mais longe do que palavras, por isso a seta diz para que lado virar e as palavras confirmam que vão para o sítio certo.

• Os mesmos nomes em todo o lado. Se o programa diz “Estúdio 2”, a seta e a porta dizem “Estúdio 2”, nunca “Sala B”.
• A seta do lado para onde aponta. As setas para a esquerda abrem a linha; as setas para a direita fecham-na.
• Um ou dois destinos por sinal. Três ou mais vira uma lista que as pessoas páram para ler.
• Repete em cada ponto de decisão. Um convidado que não vê sinal num cruzamento assume que se enganou.

Sinais de programa que se leem de relance

Os painéis de programa falham quando copiam o programa completo. A poucos metros de distância, os convidados querem duas coisas: o que está a decorrer agora e o que vem a seguir. Mostra horas e nomes curtos de sessões, em grande, e deixa as biografias dos oradores e as descrições para o programa impresso ou a página do evento.

Se o programa puder mudar no próprio dia, mostra-o num ecrã de 1920×1080 em vez de em papel, e tem pronta uma versão impressa do mesmo design caso o ecrã falhe. Uma hierarquia visual com a hora primeiro e o nome depois torna legível até um dia longo.

Como tornar a sinalética de um evento coerente

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   Define primeiro o sistema

   Escolhe um fundo, um tipo de letra em dois pesos, um estilo de seta e um sítio para o nome do evento. Escreve-os em três linhas antes de desenhares qualquer sinal.

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   Desenha o sinal mais difícil

   Normalmente um sinal de direção com dois destinos. Se o sistema funciona aí, funciona em todo o lado.

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   Lista todos os sinais numa folha de cálculo

   Uma linha por sinal: tipo, palavras, seta, tamanho, localização. Serve também de encomenda de impressão e de plano de montagem no dia.

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   Faz os sinais repetidos de uma vez

   Os sinais de sala e os números de mesa partilham um esquema. Cria-os a partir de um modelo e da folha de cálculo em vez de um a um.

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   Imprime um teste e percorre-o

   Cola um A3 impresso num cruzamento real e lê-o de onde os convidados vão estar. Ajusta o tamanho antes de imprimires o conjunto completo.

O Gradiently serve bem este tipo de conjunto. Desenha um sinal com o Mark do teu evento e depois usa a criação em massa com o Pro: liga um CSV com nomes de salas ou números de mesa ao texto, revê cada versão e cria o conjunto inteiro de uma vez. O Pro também redimensiona o mesmo design para o painel de boas-vindas, o ecrã e os posts sociais num só passo, e exporta PDFs de impressão com sangria e marcas de corte. O Designer pode esboçar os primeiros esquemas a partir de uma descrição do evento. Para o panorama geral, vê identidade de eventos, identidade de conferências e gráficos para meetups; nos casamentos, o mesmo raciocínio vai do convite ao plano de mesas.