Tools für Social Media Manager: ein Ablauf für viele Accounts

Die besten Tools für Social Media Manager leisten für alle, die viele Accounts betreuen, drei Dinge: Sie halten Look und Tonalität jeder Marke an einem Ort, sie lassen dich eine Woche Posts in einer Sitzung machen, und sie machen Freigaben schnell. Das Posten übernimmt das Planungstool, das du ohnehin nutzt. Was meist hakt, ist alles davor: den Stil eines Kunden aus dem Gedächtnis nachbauen, dieselbe Grafik fünfmal umformatieren und Freigaben in drei verschiedenen Chats hinterherlaufen. Bring diese Ebene in Ordnung, und der Job wird ruhiger, egal welches Planungstool du nutzt.

Ein Wochenrhythmus für viele Accounts

Zwischen Aufgaben zu wechseln kostet mehr, als zwischen Kunden zu wechseln. Gruppiere die Arbeit also nach Aufgabe über alle Accounts, nicht nach Account über alle Aufgaben.

Ein guter Kalender macht den Montag schmerzlos. Einen Social-Media-Redaktionsplan aufbauen zeigt ein Format, das für alle Kunden funktioniert.

So richtest du jeden betreuten Account ein

Jeder Account, den du betreust, verdient vor der ersten Produktion eine kurze Einrichtung. In der ersten Woche fühlt sie sich langsam an, und sie zahlt sich jede Woche danach aus.

• Ein Markenkit: Logos, Farben, eine Schrift für Überschriften und eine für Fließtext, Tonalität und Zielgruppe. Ein Markenkit einrichten behandelt jeden Teil.
• Drei bis fünf Content-Säulen: die wiederkehrenden Themen des Accounts, etwa Tipps, Blick hinter die Kulissen und Angebote. Content-Säulen erklärt, wie du sie wählst.
• Vier bis sechs Vorlagen, eine pro Säule, im eigenen Look des Accounts, damit ein Tipp immer wie ein Tipp aussieht.
• Eine Größenliste: nur die Plattformen, auf denen der Account wirklich ist.
• Regeln schriftlich: Wörter, die die Marke nie nutzt, Emojis oder nicht, wie sie mit Preisen und Daten umgeht.

In Gradiently kann jeder Account eine eigene Marke mit eigenem Kit und eigenen Marks sein, und der Umschalter oben in der App wechselt alles auf einmal. Das zählt vor allem um fünf Uhr nachmittags, wenn das falsche Logo auf dem richtigen Post der leichteste Fehler im Job ist. Für mehrere Teams oder Kunden mit eigenen Leuten ergänzt Pro Workspaces mit den Rollen Inhaber, Admin, Bearbeiter und Betrachter.

So produzierst du eine Woche Social-Media-Grafiken am Stück

Bündeln funktioniert, weil die meisten Entscheidungen schon gefallen sind. Look, Schriften und Layouts stehen, also geht es am Dienstag nur um Wörter und Bilder. Bei wiederkehrenden Formaten übernimmt eine Tabelle noch mehr Arbeit: eine Zeile pro Post, eine Spalte pro Textbaustein.

Überschrift,Detail,Tag
Wasser vor Kaffee.,Ein Glas gleich morgens hilft mehr als du denkst,Dienstagstipp
Streck dich am Schreibtisch.,Zwei Minuten jede Stunde,Dienstagstipp
Spaziergang nach dem Essen.,Zehn Minuten draußen zählen,Dienstagstipp
Schlaf ist Training.,Sieben Stunden oder mehr an anstrengenden Tagen,Dienstagstipp

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   Die Vorlage der Säule öffnen

   Starte mit der Tipp-Vorlage des Accounts, schon im passenden Look und mit den richtigen Schriften.

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   Die Tabelle hinzufügen

   Die Massenerstellung von Gradiently nimmt eine CSV- oder TSV-Datei bis 1 MB mit Überschriften in der ersten Zeile an. Die Datei bleibt in deinem Browser.

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   Spalten mit der Seite verbinden

   Verknüpfe headline und detail mit den passenden Textfeldern und, falls vorhanden, eine Bildspalte mit einem Fotorahmen.

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   Jede Version prüfen

   Prüfe jede auf zu lange Zeilen und unschöne Umbrüche, bevor du die Seiten erstellst. Ein Rückgängig entfernt die ganze Charge, falls etwas nicht stimmt.

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   Die anderen Größen machen

   Formatiere die Charge für Storys und andere Plattformen um und prüfe dann jedes Format mit eigenen Augen.

Massenerstellung und das Umformatieren auf jede Größe gehören zu Pro. Die Methode funktioniert in jedem Tool, und Social-Media-Content vorproduzieren erklärt sie Schritt für Schritt.

KI für Social Media nutzen, ohne die Tonalität zu verlieren

KI ist gut bei ersten Entwürfen und unermüdlich bei Varianten. Schlecht ist sie darin zu wissen, dass das Café donnerstags früher schließt oder dass ein Kunde nie „köstlich“ sagt. Nutze sie für Menge und redigiere dann wie ein Lektor.

Der Designer von Gradiently liest das Markenkit, bevor er schreibt, sodass die Entwürfe jedes Accounts in dessen Tonalität und Layout herauskommen, und er kann die anderen Größen machen, sobald du zufrieden bist. Lebst du in ChatGPT oder Claude, kannst du Gradiently dort verbinden und nach einem Set Posts fragen, das sich zur Prüfung im Studio öffnet. Der Leitfaden zum Designer zeigt, was er kann und was nicht.

Ein Freigabeprozess, der die Woche in Bewegung hält

Die meisten Verzögerungen entstehen zwischen „zur Freigabe geschickt“ und „freigegeben“. Mach es leicht, gut zu prüfen. Schick die ganze Woche auf einmal, nicht Post für Post. Bitte um Anmerkungen direkt am Design, damit ein Kommentar neben der Headline steht, um die es geht. Speichere vor jeder Runde eine Version, damit ein spätes „doch lieber zurück zur ersten“ Sekunden dauert. Und vereinbare eine Frist: Gibt es bis Mittwochabend keine Anmerkungen, geht die Woche so raus wie gezeigt. In Gradiently gehören Kommentare am Design und der Versionsverlauf beide zu Pro.

Welche Größen in die Liste jedes Accounts gehören

Gestalte zuerst den Master in 1080×1350, hol die Freigabe und mach dann den Rest. Alle anderen Größen stehen in Bildgrößen für Social Media, und Safe Zones auf Social Media zeigt, wo die Buttons jeder App das Bild verdecken. Wie jede Marke über alle Plattformen erkennbar bleibt, behandelt einheitliches Branding über alle Plattformen.