Evenementborden: routes, welkomstborden en programma’s

Goede evenementborden zijn een familie van borden, geen stapel losse posters. Het welkomstbord, de pijlen, het programma en de zaalborden horen één achtergrond, één lettertype en één manier van pijlen tekenen te delen, zodat gasten het systeem bij de deur leren en het daarna zonder nadenken volgen. Als elk bord er anders uitziet, moeten mensen elk helemaal opnieuw lezen en aarzelen ze in gangen. Consistentie is de hele truc.

De borden die de meeste evenementen nodig hebben

Loop de locatie door voordat je iets ontwerpt. Noteer elk punt waar een gast een richting moet kiezen, elke deur die ze moeten vinden en elke vraag die personeel anders honderd keer beantwoordt. Elk daarvan is een bord.

Welkomstborden die de toon zetten

Het welkomstbord is het eerste ontworpen ding dat gasten zien en het meest gefotografeerde bord van de dag. Het mag iets meer persoonlijkheid hebben dan de rest: een grotere versie van de achtergrond van het evenement, de naam groot gezet en één nuttige regel. Houd die regel echt nuttig, zoals de wifinaam of waar jassen heen gaan.

Routeborden die mensen zonder nadenken volgen

Een routebord heeft één taak, en de pijl doet het meeste. Zet de pijl eerst, groot, en dan de naam van de bestemming. Mensen lezen pijlen van verder weg dan woorden, dus de pijl vertelt welke kant ze op moeten en de woorden bevestigen dat ze naar de juiste plek gaan.

• Overal dezelfde namen. Als het programma “Studio 2” zegt, zeggen de pijl en de deur allebei “Studio 2”, nooit “Zaal B”.
• Pijl aan de kant waarheen hij wijst. Pijlen naar links openen de regel; pijlen naar rechts sluiten hem af.
• Een of twee bestemmingen per bord. Drie of meer wordt een lijst waar mensen voor stilstaan.
• Herhaal op elk beslispunt. Een gast die op een kruispunt geen bord ziet, denkt dat hij verkeerd is gegaan.

Programmaborden die je in één oogopslag leest

Programmaborden mislukken als ze het volledige programma kopiëren. Vanaf een paar meter willen gasten twee dingen: wat er nu is en wat daarna komt. Toon tijden en korte sessienamen, groot, en laat spreekbiografieën en beschrijvingen aan het gedrukte programma of de evenementpagina.

Als het programma op de dag kan veranderen, toon het dan op een scherm van 1920×1080 in plaats van in druk, en houd een gedrukte versie van hetzelfde ontwerp klaar voor als het scherm uitvalt. Een visuele hiërarchie met eerst de tijd en dan de naam maakt zelfs een lange dag scanbaar.

Zo maak je evenementborden consistent

1. 1

   Leg eerst het systeem vast

   Kies één achtergrond, één lettertype in twee gewichten, één pijlstijl en één plek voor de evenementnaam. Schrijf ze in drie regels op voordat je een bord ontwerpt.

2. 2

   Ontwerp het moeilijkste bord

   Meestal een routebord met twee bestemmingen. Als het systeem daar werkt, werkt het overal.

3. 3

   Zet elk bord in een spreadsheet

   Eén rij per bord: type, woorden, pijl, formaat, locatie. Het dient ook als drukbestelling en opzetplan op de dag.

4. 4

   Maak terugkerende borden in één keer

   Zaalborden en tafelnummers delen een opmaak. Maak ze vanuit één sjabloon en de spreadsheet in plaats van een voor een.

5. 5

   Druk een test en loop hem na

   Plak een gedrukte A3 op een echt kruispunt en lees hem vanaf waar gasten zullen staan. Pas het formaat aan voordat je de hele set drukt.

Gradiently past goed bij zo’n set. Ontwerp één bord met de Mark van je evenement en gebruik dan bulk aanmaken met Pro: koppel een CSV met zaalnamen of tafelnummers aan de tekst, bekijk elke versie en maak de hele set in één keer. Pro past hetzelfde ontwerp ook in één stap aan naar het welkomstbord, het scherm en de socialposts en exporteert print-pdf’s met afloop en snijmarkeringen. De Designer kan de eerste opmaken opstellen vanuit een beschrijving van het evenement. Voor het grotere plaatje, zie evenementbranding, congresbranding en meetup-graphics; voor bruiloften loopt dezelfde gedachte van de uitnodiging tot de tafelschikking.