Workspacerollen: eigenaren, beheerders, bewerkers en kijkers

Gradiently heeft vier workspacerollen. De eigenaar mag alles, inclusief facturatie en het verwijderen van de workspace. Beheerders beheren mensen, merken, Marks en API-sleutels. Bewerkers maken en bewerken ontwerpen en uploaden afbeeldingen. Kijkers zien alles en wijzigen niets. Teamworkspaces en rollen horen bij Pro; je kiest een rol als je iemand uitnodigt en kunt die later wijzigen via Instellingen › Team.

Wat elke workspacerol mag

De rollen nesten: een beheerder kan alles wat een bewerker kan en een bewerker kan alles zien wat een kijker ziet. Dat maakt de keuze simpel. Vraag wat de persoon moet kunnen wijzigen en geef de laagste rol die dat toestaat.

Een rol geldt voor de hele workspace, voor elk merk erin. Mag iemand alleen aan één klant of één productlijn komen, dan is een aparte workspace voor dat werk het nettere antwoord, geen smallere rol. Meerdere merken vanuit één account runnen legt uit hoe merken en workspaces in elkaar passen.

Beheerder vs bewerker: waar de grens ligt

De meeste beslissingen in een team komen neer op beheerder of bewerker. Het verschil is of iemand de workspace vormt of erin werkt.

API-sleutels verdienen een opmerking. Een sleutel werkt met de rechten die je aanvinkt en binnen de rol van de maker, dus hij kan nooit meer dan de persoon die hem maakte. Wordt die persoon verwijderd of verliest hij zijn beheerdersrol, dan werken zijn sleutels ook niet meer. Een AI-assistent koppelen behandelt sleutels uitgebreid.

Zo nodig je mensen uit en kies je een rol

1. 1

   Open Instellingen › Team

   Controleer bovenaan de naam van de workspace. Uitnodigingen horen bij de workspace waarin je zit.

2. 2

   Vul een e-mailadres in en kies een rol

   Eigenaren en beheerders kunnen uitnodigen. Kies de laagste rol waarmee de persoon zijn werk kan doen.

3. 3

   Verstuur de uitnodiging

   Ze krijgen een e-mail met een link om deel te nemen. Die werkt zeven dagen.

4. 4

   Ze accepteren

   Ze bevestigen hetzelfde e-mailadres waarnaar de uitnodiging ging en de workspace verschijnt in hun lijst.

5. 5

   Pas het later aan

   Wijzig de rol van iedereen vanuit dezelfde lijst als het werk verandert. Ze zien de nieuwe rol direct.

Rollen voor teams van verschillende grootte

Er is geen juist aantal beheerders, maar wel een fout aantal: iedereen. De opzetten hieronder zijn beginpunten die de controle helder houden zonder iemand te vertragen. Loop de lijst opnieuw door als een project begint of eindigt, want dan sluipen rollen ongemerkt weg.

Kijkers die maar één afgerond ontwerp hoeven te zien, hoeven helemaal niet mee te doen. Delen bij een ontwerp geeft een link om alleen te bekijken waarmee iedereen kan openen en downloaden, en die je op elk moment kunt uitzetten. Samenwerken met een team in Gradiently behandelt delen, opmerkingen en versiegeschiedenis.

Rollen wijzigen en mensen verwijderen

• Een rol wijzigen gaat direct in. Gradiently bevestigt het, bijvoorbeeld “Sam is nu beheerder”.
• Iemand verwijderen neemt zijn toegang direct weg. Zijn ontwerpen blijven in de workspace en je kunt hem later opnieuw uitnodigen.
• Weggaan kan iedereen behalve de eigenaar. Je eigen persoonlijke workspace kun je nooit verlaten of verwijderen.
• Een workspace verwijderen kan alleen de eigenaar en verwijdert voor iedereen de merken, ontwerpen en uitnodigingen, dus er wordt om bevestiging gevraagd.