Workflow für Designagenturen: viele Kundenmarken an einem Ort

Ein Workflow für Designagenturen, der bei vielen Kunden hält, beruht auf vier Gewohnheiten: Jeder Kunde bekommt ein eigenes Zuhause mit eigenem Marken-Kit, jeder Auftrag beginnt mit diesem Kit statt aus dem Gedächtnis, Feedback lebt am Design statt in Mails, und die Übergabe wird ab dem ersten Tag geplant. Stimmen diese vier, fühlt sich der zehnte Kunde an wie der zweite. Stimmen sie nicht, verbringt die Agentur ihre Nachmittage mit der Suche nach dem neuesten Logo und mit Arbeit, die ein Kunde längst freigegeben hatte.

Ein Zuhause pro Kunde: Workspace oder Marke

Die erste Entscheidung ist strukturell. Manche Kunden sollten komplett getrennt sein, mit eigenen Leuten und eigenen Zugängen. Andere sind klein genug, um nebeneinander im Bereich der Agentur zu liegen. In Gradiently sind das zwei verschiedene Dinge: Ein Workspace ist ein gemeinsames Zuhause mit eigenem Team und eigenen Rollen, und eine Marke ist ein Look und eine Stimme innerhalb eines Workspace, mit eigenen Marks, eigenem Marken-Kit und eigenen Designs. Ein Konto kann mehrere Marken führen, wie mehrere Marken führen erklärt.

Vor dem ersten Auftrag ein Marken-Kit für jeden Kunden

Agenturen weichen von der Marke ab, wenn Designer den Look eines Kunden aus einem alten PDF und einem Bauchgefühl nachbauen. Richte das Kit einmal beim Onboarding ein, und jedes Design danach beginnt an der richtigen Stelle. Frag im Kickoff-Call nach diesen Punkten und füll Lücken selbst, statt zu warten.

• Logos für dunkle und für helle Hintergründe, als separate Dateien.
• Markenfarben: eine Hauptfarbe, ein oder zwei Nebenfarben sowie das dunkelste und hellste Neutral.
• Kampagnenpaletten getrennt von der Hauptpalette, damit saisonale Farben nie in alltägliche Posts rutschen.
• Eine Überschriften- und eine Fließtextschrift, mit hochgeladenen lizenzierten Dateien, damit niemand ein ähnliches Ersatzprodukt nimmt.
• Tonalität und Zielgruppe in je einem Satz, so konkret, dass zwei Texter ähnliche Texte schreiben würden.
• Was die Marke tut, in einem Satz, damit alle Texter und der Designer von denselben Fakten ausgehen.

Das Marken-Kit von Gradiently kann die Website eines Kunden lesen, um Name, Beschreibung, Farbe und Icon auszufüllen, das verschafft dir im Kickoff-Call einen Vorsprung. Der Designer schreibt dann in der eigenen Stimme jedes Kits, damit die Posts einer Kanzlei nicht klingen wie die einer Bäckerei. Ein Marken-Kit einrichten behandelt jedes Feld, und Vorlagen für Markenrichtlinien helfen, wenn der Kunde nichts schriftlich hat.

Gib jedem Kunden einen Look, der klar ihm gehört

Das leise Risiko, viele Kunden aus einem Studio zu betreuen: Sie fangen an, wie das Studio auszusehen. Dieselben Lieblingsschriften, derselbe Verlauf, dieselben Layouts. Ein guter Test: Leg die Posts zweier Kunden ohne Logos nebeneinander. Du solltest trotzdem erkennen, welcher zu wem gehört.

Hier zahlt sich ein eigener Look aus. Jeder Mark von Gradiently wird gegen alle anderen geprüft, und alles zu Ähnliche wird abgelehnt, also können zwei Kunden auf zwei Marks nicht gleich aussehen. Sichere den Mark für die Marke des Kunden, gestalte das Onboarding-Set darauf, und der Look ist eigenständig, bevor du eine Zeile schreibst. Das Sichern ist eine einmalige Zahlung inklusive des ersten Jahres; danach ist das Behalten mit Pro kostenlos oder kostet eine jährliche Gebühr pro Mark, also legt im Angebot fest, wer zahlt. So sicherst du einen Mark zeigt die Schritte. Markenkonsistenz zeigt, wie es über ein Jahr voller Posts so bleibt.

Wer macht was: Rollen im Agenturteam

Workspaces mit Pro haben vier Rollen. Ordne sie echten Menschen zu, statt allen vollen Zugang zu geben, weil es am ersten Tag schneller geht.

Rollen im Workspace behandelt Einladungen und spätere Rollenwechsel.

Ein Freigabeprozess, der kein Feedback verliert

Kundenfeedback verursacht den Großteil der Nacharbeit in Agenturen, und nicht, weil Kunden schwierig wären. Es kommt an drei Orten an, bezieht sich auf „das blaue“ und widerspricht der Runde davor. Gib ihm Struktur. Kommentare und Versionsverlauf gehören zu Pro.

1. 1

   Vor jeder Runde eine benannte Version speichern

   Nenn sie „Runde 1 verschickt“. Der Versionsverlauf behält jede Speicherung, du kannst also zeigen, was sich geändert hat, und zurückgehen, falls der Kunde doch die erste Richtung bevorzugt.

2. 2

   Jede Anmerkung ans Design heften

   Kommentare sitzen genau an der Stelle, um die es geht. „Größer machen“ neben der Überschrift ist klar, dieselben Worte in einer Mail sind es nicht.

3. 3

   Jede Anmerkung beantworten

   Arbeite die Kommentare der Reihe nach ab und antworte direkt am Design, damit die nächste Runde mit einer bekannten Liste beginnt.

4. 4

   Runden schriftlich begrenzen

   Vereinbart zwei Runden im Briefing. Eine dritte Runde wird zur Änderung des Umfangs, und das ist ein Gespräch, keine Überraschung.

5. 5

   Erst das Master freigeben, dann die Formate

   Hol die Freigabe für ein Format ein, bevor du die übrigen produzierst, damit Feedback einmal ankommt statt auf zwölf Dateien.

Ist das Master freigegeben, bringt Pro es in einem Schritt auf jede Plattformgröße, und du prüfst jede, statt sie neu zu bauen. Für Kunden mit vielen Standorten oder Produkten nimmt die Massenerstellung, ebenfalls in Pro, eine Seite und eine Tabelle und erstellt eine Version pro Zeile. Content im Stapel erstellen zeigt, wie du so einen Monat planst.

Wo Agentur-Workflows lecken

Übergabe am Ende einer Zusammenarbeit

Plane den Ausstieg am ersten Tag. Exportierte Designs kannst du übergeben, also liefere die finalen Dateien in den Formaten, die der Kunde wirklich nutzt, alle in Pro verfügbar: PNG und JPG für Social Media, transparentes PNG und SVG für Logos und Overlays, Druck-PDF mit Beschnitt für alles, was in die Druckerei geht. Wenn du einen Mark für den Kunden gesichert hast, kannst du ihn kostenlos an sein eigenes Gradiently-Konto übertragen. Er bekommt einen Code per Mail zur Bestätigung, nimmt innerhalb weniger Tage an, und das Echtheitszertifikat geht auf seinen Namen über. Der Look geht mit dem Kunden, und genau dafür hat er bezahlt.