Werkwijze voor een ontwerpbureau: veel klantmerken op één plek

Een werkwijze voor een ontwerpbureau die standhoudt bij veel klanten rust op vier gewoonten: elke klant krijgt een eigen plek met een eigen merkkit, elke opdracht begint bij die kit en niet bij het geheugen, feedback staat op het ontwerp in plaats van in e-mail en de overdracht wordt vanaf de eerste dag gepland. Heb je die op orde, dan voelt een tiende klant erbij als een tweede. Heb je ze niet, dan gaan de middagen op aan zoeken naar het nieuwste logo en het opnieuw doen van werk dat een klant al goedkeurde.

Eén plek per klant: werkruimte of merk

De eerste beslissing is structureel. Sommige klanten moeten volledig gescheiden zijn, met eigen mensen en eigen toegang. Andere zijn klein genoeg om naast elkaar in de eigen ruimte van het bureau te staan. In Gradiently zijn dat twee verschillende dingen: een werkruimte is een gedeelde plek met een eigen team en rollen, en een merk is één look en stem binnen een werkruimte, met eigen Marks, merkkit en ontwerpen. Eén account kan meerdere merken beheren, zoals meerdere merken beheren uitlegt.

Maak voor elke klant een merkkit vóór de eerste opdracht

Bureaus dwalen af van het merk als ontwerpers de look van een klant opnieuw opbouwen uit een oude pdf en een gevoel. Stel de kit één keer in bij de onboarding, en elk ontwerp daarna begint op de juiste plek. Vraag hier tijdens het kickoffgesprek om en vul de gaten zelf aan in plaats van te wachten.

• Logo's voor donkere en voor lichte achtergronden, als aparte bestanden.
• Merkkleuren: een hoofdkleur, een of twee ondersteunende kleuren en de donkerste en lichtste neutrale tinten.
• Campagnepaletten apart van het hoofdpalet, zodat seizoenskleuren nooit in alledaagse posts sluipen.
• Een kopfont en een broodtekstfont, met de gelicentieerde bestanden geüpload, zodat niemand een gelijkend lettertype gebruikt.
• Stem en doelgroep in elk een zin, specifiek genoeg dat twee schrijvers vergelijkbare teksten maken.
• Wat het merk doet, in een zin, zodat elke schrijver en de Designer van dezelfde feiten uitgaan.

De merkkit van Gradiently kan de website van een klant lezen om naam, beschrijving, kleur en icoon in te vullen, wat je een voorsprong geeft bij het kickoffgesprek. De Designer schrijft vervolgens in de eigen stem van elke kit, zodat de posts van een advocatenkantoor niet klinken als die van een bakker. Een merkkit instellen behandelt elk veld, en sjablonen voor merkrichtlijnen helpen als de klant niets op papier heeft.

Geef elke klant een look die duidelijk van hen is

Het stille risico van veel klanten vanuit één studio is dat ze op de studio gaan lijken. Dezelfde favoriete lettertypes, hetzelfde verloop, dezelfde lay-outs. Een goede test: leg de posts van twee klanten naast elkaar zonder logo's. Je moet nog steeds kunnen zien wie wie is.

Hier verdient een eigen look zijn plek. Elke Mark van Gradiently wordt vergeleken met alle andere en alles wat te dichtbij komt wordt geweigerd, dus twee klanten op twee Marks kunnen er niet hetzelfde uit gaan zien. Claim de Mark voor het merk van de klant, ontwerp de onboardingset erop, en de look is onderscheidend voordat je een regel schrijft. Claimen is een eenmalige betaling inclusief het eerste jaar behouden; daarna is behouden gratis met Pro of kost het een jaarlijks bedrag per Mark, dus spreek in de offerte af wie betaalt. Een Mark claimen behandelt de stappen. Merkconsistentie behandelt hoe je dat een jaar aan posts volhoudt.

Wie doet wat: rollen voor een bureauteam

Werkruimten op Pro hebben vier rollen. Koppel ze aan echte mensen in plaats van iedereen volledige toegang te geven omdat dat op dag één sneller is.

Rollen in werkruimten behandelt uitnodigingen en later rollen wijzigen.

Een beoordelings- en goedkeuringsproces waarin feedback niet zoekraakt

Feedback van klanten veroorzaakt het meeste herwerk van een bureau, en niet omdat klanten lastig zijn. Ze komt op drie plekken binnen, verwijst naar "die blauwe" en spreekt de ronde ervoor tegen. Zet er structuur omheen. Opmerkingen en versiegeschiedenis zijn onderdeel van Pro.

1. 1

   Sla voor elke ronde een benoemde versie op

   Noem hem "Ronde 1 verstuurd". De versiegeschiedenis bewaart elke keer opslaan, zodat je kunt laten zien wat er veranderde en terug kunt als de klant toch de eerste richting verkiest.

2. 2

   Pin elke opmerking aan het ontwerp

   Opmerkingen staan op de plek waar ze over gaan. "Maak dit groter" naast de kop is duidelijk; dezelfde woorden in een e-mail niet.

3. 3

   Beantwoord elke opmerking

   Loop elke opmerking op volgorde na en reageer erop in het ontwerp, zodat de volgende ronde met een bekende lijst begint.

4. 4

   Beperk rondes schriftelijk

   Spreek twee rondes af in de briefing. Een derde ronde wordt een wijziging van de scope, en dat is een gesprek, geen verrassing.

5. 5

   Keur de master goed, maak dan formaten

   Laat één formaat goedkeuren voordat je de rest maakt, zodat feedback één keer landt in plaats van op twaalf bestanden.

Is de master goedgekeurd, dan past Pro hem in één stap aan op elk platformformaat en controleer je elk formaat in plaats van het opnieuw te bouwen. Voor klanten met veel locaties of producten maakt bulk aanmaken, ook op Pro, van één pagina en een spreadsheet een versie per rij. Content in batches maken laat zien hoe je zo een maand plant.

Waar werkwijzen van bureaus lekken

Overdragen aan het einde van een opdracht

Plan de exit op dag één. Geëxporteerde ontwerpen blijven van jou om over te dragen, dus lever de eindbestanden in de formaten die de klant echt gebruikt, allemaal beschikbaar op Pro: PNG en JPG voor social, transparante PNG en SVG voor logo's en overlays, print-pdf met afloop voor alles wat naar een drukker gaat. Als je een Mark voor de klant hebt geclaimd, kun je hem gratis geven aan hun eigen Gradiently-account. Ze ontvangen een code per e-mail om te bevestigen, accepteren binnen een paar dagen, en het echtheidscertificaat gaat op hun naam over. De look vertrekt met de klant, en daar betaalden ze precies voor.