Evenementmarketing graphics: van save the date tot terugblik

Evenementmarketing graphics werken als een reeks, niet als één poster. Een organisator heeft een save the date nodig, een aankondiging met de details, line-up- of sprekerskaarten, een reeks countdownposts, bewegwijzering en schermen voor de dag zelf, en daarna een terugblik. Elke graphic doet een ander werk, maar ze moeten er allemaal onmiskenbaar uitzien als hetzelfde evenement. Die consistentie maakt van een verspreide set posts een campagne die mensen opvalt, en ze is veel makkelijker aan het begin vast te leggen dan halverwege te herstellen.

Tijdlijn voor evenementmarketing: wat post je wanneer

De exacte weken hangen af van de omvang van het evenement, maar de volgorde verandert zelden. Een klein avondevenement kan dit in een maand persen; een festival kan het over een jaar uitrekken. Zet de data in je contentkalender voordat je iets ontwerpt, zodat je weet hoeveel graphics je echt maakt.

Zo houd je evenementgraphics consistent

Beslis één keer over drie dingen: een achtergrond, een paar lettertypen en een lay-outfamilie. De achtergrond draagt het meeste van de herkenning, omdat mensen hem zien voordat ze iets lezen. Kies iets met een sfeer die bij het evenement past: diep en gloeiend voor een avondevenement, licht en gedrukt voor een lezing overdag, helder voor een familiedag. Gebruik het dan overal, van de eerste story tot het badgekoord. Evenementbranding gaat dieper in op naamgeving en identiteit.

Een verloop- of materiaalachtergrond heeft hier een praktisch voordeel: hij wordt op elk formaat schoon weergegeven, van een telefoonstory tot een podiumscherm, zonder de pixelvorming van een uitgerekte foto. In Gradiently geeft een Mark je die achtergrond en houdt hij de woorden leesbaar waar ze ook vallen. Zodra je hem claimt kan alleen jij ermee exporteren, dus geen enkel ander evenement draagt dezelfde look.

Save the date- en aankondigingsgraphics

Een save the date is bewust karig. Mensen hoeven alleen de avond vrij te houden; details kunnen volgen. De aankondiging komt later en draagt de praktische informatie: wat er gebeurt, voor wie, de prijs als je die deelt, en precies hoe je boekt. Houd beide in dezelfde lay-out zodat de tweede leest als het vervolg op de eerste.

Zet je het evenement op Facebook, dan is de evenementcover een breed kader van 1920×1005 dat op meerdere formaten verschijnt, van de evenementpagina tot kleine thumbnails in lijsten, dus houd de titel in een ruim middengebied. Formaat Facebook-evenementcover heeft het veilige gebied.

Sprekerskaarten en countdownposts

Kondig sprekers of artiesten een voor een aan. Eén naam per kaart geeft iedereen een post die ze met hun eigen publiek delen, en daar komt vaak de meeste kaartbelangstelling vandaan. Gebruik elke keer dezelfde kaart en verander alleen naam, rol en foto. Heb je veel namen, koppel dan een spreadsheet met namen en rollen aan één kaart en maak de hele set in één keer; bulk aanmaken van Gradiently doet dit op Pro.

Countdowns zijn waar de meeste evenementfeeds repetitief worden. “Nog 5 dagen” gevolgd door “Nog 4 dagen” geeft mensen niets nieuws. Koppel elk getal aan één verse reden om te komen: de eetlijn-up, de afsluitende act, een workshop met nog plek, het afterparty.

Meer formaten voor de laatste twee weken staan in countdownposts ontwerpen.

Bewegwijzering, schermen en achterwanden op de dag

De dag zelf is waar je look mensen live ontmoet. Welkomstborden, routes, het programma, het scherm tussen sessies en de fotoachterwand moeten allemaal uit dezelfde bestanden komen die je online gebruikte. Gasten nemen foto’s voor de achterwand en posten ze, dus hij wordt ook marketing voor het volgende evenement.

1. 1

   Schrijf de borden als instructies

   “Lezingen boven, eten op de binnenplaats” wint van een decoratieve titel. Mensen lezen borden terwijl ze lopen.

2. 2

   Maak de letters enorm

   Een bord dat door een zaal heen gelezen wordt, heeft letters nodig die veel groter zijn dan op het scherm natuurlijk voelt. Test door op ware grootte te printen.

3. 3

   Druk met afloop

   Vraag de drukker om hun afloop en snijmarge en exporteer een druk-pdf met snijtekens. Afloop en marges legt uit waarom.

4. 4

   Vraag naar de specificaties van de achterwand

   Grote achterwanden worden van een afstand bekeken en drukkers bepalen zelf formaat en resolutie. Vraag hun sjabloon voordat je ontwerpt.

Voor lay-outs die goed fotograferen, zie ontwerp van een evenementachterwand.

De terugblikpost start de campagne van volgend jaar

Plaats binnen een paar dagen een terugblik, terwijl bezoekers nog posten. Een carrousel werkt goed: een bedankslide, vier tot zes van de beste foto’s, één regel over wat er gebeurde en een laatste slide met de datum van volgend jaar of een manier om interesse te melden. Tag sprekers, sponsors en locaties zodat het hun publiek bereikt. Evenementterugblik heeft een sjabloon slide voor slide.