Fluxo de trabalho de agência: várias marcas de clientes num só sítio

Um fluxo de trabalho de agência de design que aguente muitos clientes assenta em quatro hábitos: cada cliente tem a sua casa com o seu kit de marca, cada trabalho parte desse kit e não da memória, o feedback vive no design e não no email, e a entrega planeia-se desde o primeiro dia. Acerta nisto e acrescentar o décimo cliente parece acrescentar o segundo. Falha e a agência passa as tardes à caça do logótipo mais recente e a refazer trabalho que o cliente já aprovou.

Uma casa por cliente: espaço de trabalho ou marca

A primeira decisão é estrutural. Alguns clientes devem ficar totalmente separados, com as suas pessoas e o seu acesso. Outros são pequenos o suficiente para ficarem lado a lado no espaço da própria agência. No Gradiently são duas coisas diferentes: um espaço de trabalho é uma casa partilhada com a sua equipa e papéis, e uma marca é um visual e uma voz dentro de um espaço de trabalho, com os seus Marks, kit de marca e designs. Uma conta pode gerir várias marcas, como explica o gerir várias marcas.

Constrói um kit de marca para cada cliente antes do primeiro trabalho

As agências desviam-se da marca quando os designers reconstroem o visual de um cliente a partir de um PDF antigo e de um palpite. Monta o kit uma vez, na integração, e cada design a partir daí começa no sítio certo. Pede isto na chamada inicial e preenche tu as lacunas em vez de esperar.

• Logótipos para fundos escuros e para fundos claros, em ficheiros separados.
• Cores da marca: uma principal, uma ou duas de apoio e os neutros mais escuro e mais claro.
• Paletas de campanha guardadas à parte da principal, para as cores sazonais nunca se infiltrarem nas publicações do dia a dia.
• Uma fonte de títulos e uma de texto, com os ficheiros licenciados carregados para ninguém substituir por uma parecida.
• Voz e público numa frase cada, específicas o bastante para dois redatores produzirem textos semelhantes.
• O que a marca faz, numa frase, para que cada redator e o Designer partam dos mesmos factos.

O kit de marca do Gradiently consegue ler o site de um cliente para preencher o nome, a descrição, a cor e o ícone, o que dá avanço na chamada inicial. O Designer escreve depois na voz de cada kit, para que as publicações de um escritório de advogados não soem a padaria. A configuração de um kit de marca trata de cada campo, e os modelos de manual de marca ajudam quando o cliente não tem nada escrito.

Dá a cada cliente um visual que seja claramente seu

O risco silencioso de gerir muitos clientes a partir de um só estúdio é eles começarem a parecer-se com o estúdio. As mesmas fontes preferidas, o mesmo gradiente, os mesmos layouts. Um bom teste: põe publicações de dois clientes lado a lado sem os logótipos. Deves continuar a perceber qual é qual.

É aqui que um visual próprio merece o seu lugar. Cada Mark do Gradiently é verificado contra todos os outros e tudo o que fique demasiado próximo é recusado, por isso dois clientes em dois Marks não podem acabar parecidos. Reserva o Mark para a marca do cliente, desenha nele o conjunto de integração e o visual fica distinto antes de escreveres uma linha. Reservar é um pagamento único que inclui o primeiro ano de manutenção; depois disso, manter é grátis com o Pro ou uma taxa anual por Mark, por isso combina na proposta quem paga. Como reservar um Mark explica os passos. A consistência de marca explica como o manter assim ao longo de um ano de publicações.

Quem faz o quê: papéis para uma equipa de agência

Os espaços de trabalho no Pro têm quatro papéis. Atribui-os a pessoas reais em vez de dar acesso total a todos só porque é mais rápido no primeiro dia.

Os papéis do espaço de trabalho tratam de convites e de mudar papéis mais tarde.

Um processo de revisão e aprovação que não perde feedback

O feedback dos clientes causa a maior parte do retrabalho de uma agência, e não porque os clientes sejam difíceis. Chega por três sítios, refere "o azul" e contradiz a ronda anterior. Põe estrutura à volta dele. Os comentários e o histórico de versões fazem parte do Pro.

1. 1

   Guarda uma versão com nome antes de cada ronda

   Chama-lhe "Ronda 1 enviada". O histórico de versões guarda cada gravação, para mostrares o que mudou e voltares atrás se o cliente afinal preferir a primeira direção.

2. 2

   Afixa cada nota no design

   Os comentários ficam no sítio exato a que se referem. "Faz isto maior" junto ao título é claro; as mesmas palavras num email não são.

3. 3

   Responde a cada nota

   Percorre cada comentário por ordem e responde-lhe no design, para a ronda seguinte partir de uma lista conhecida.

4. 4

   Limita as rondas por escrito

   Combina duas rondas no briefing. Uma terceira ronda passa a ser uma mudança de âmbito, que é uma conversa e não uma surpresa.

5. 5

   Aprova o mestre e depois faz os tamanhos

   Obtém aprovação de um formato antes de produzir os restantes, para o feedback cair uma vez em vez de em doze ficheiros.

Depois de o mestre estar aprovado, o Pro redimensiona-o para todos os tamanhos de plataforma num só passo, e verificas cada um em vez de o reconstruir. Para clientes com muitas lojas ou produtos, a criação em massa, também no Pro, pega numa página e numa folha de cálculo e faz uma versão por linha. A criação de conteúdo em lote mostra como planear um mês assim.

Onde os fluxos de agência têm fugas

Entregar no fim de um contrato

Planeia a saída desde o primeiro dia. Os designs exportados continuam teus para entregar, por isso entrega os ficheiros finais nos formatos que o cliente vai realmente usar, todos disponíveis no Pro: PNG e JPG para redes sociais, PNG transparente e SVG para logótipos e sobreposições, PDF de impressão com sangria para tudo o que vá para uma gráfica. Se reservaste um Mark para o cliente, podes oferecê-lo à conta Gradiently dele, de graça. Ele recebe um código por email para confirmar, aceita em poucos dias e o certificado de autenticidade passa para o nome dele. O visual sai com o cliente, que é exatamente o que ele pagou.